Wer beruflich unterwegs ist, hat Mehrkosten – für Fahrt, Verpflegung und manchmal Übernachtung. Diese Reisekosten lassen sich entweder vom Arbeitgeber erstatten oder in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Dieser Ratgeber erklärt die wichtigsten Bausteine verständlich.
Was sind Reisekosten?
Reisekosten entstehen bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit – also wenn du außerhalb deiner ersten Tätigkeitsstätte arbeitest. Dazu zählen Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten wie Parkgebühren. Wichtig ist die Abgrenzung zum täglichen Arbeitsweg, für den die Pendlerpauschale gilt.
Fahrtkosten und Kilometergeld
Nutzt du für eine Dienstreise dein privates Auto, kannst du eine Kilometerpauschale ansetzen – das sogenannte Kilometergeld. Anders als bei der Pendlerpauschale zählt hier die tatsächlich gefahrene Strecke, also Hin- und Rückweg. Den Betrag ermittelst du mit dem Reisekosten-Kilometergeld-Rechner.
Fahrtkosten = gefahrene Kilometer × Kilometerpauschale
Alternativ können statt der Pauschale die tatsächlichen Kosten angesetzt werden, was aber aufwendiger nachzuweisen ist. Wie sich der Unterschied zum täglichen Pendeln auswirkt, zeigt zum Vergleich der Pendlerpauschale-Rechner.
Verpflegungsmehraufwand
Auf Reisen isst man oft auswärts und damit teurer als zu Hause. Diesen Mehraufwand gleicht der Verpflegungsmehraufwand über Pauschalen aus – ohne dass du einzelne Belege sammeln musst. Die Höhe richtet sich nach der Abwesenheitsdauer:
- bei mehrtägigen Reisen gibt es eine Pauschale für volle Abwesenheitstage
- für An- und Abreisetage gibt es eine reduzierte Pauschale
- ab einer bestimmten Mindestabwesenheit an einem eintägigen Termin gibt es ebenfalls eine kleinere Pauschale
Die genauen Beträge sind gesetzlich festgelegt und werden gelegentlich angepasst; für Auslandsreisen gelten eigene Länderpauschalen. Die für deine Reise passende Summe berechnest du mit dem Verpflegungsmehraufwand-Rechner.
Die Kürzung bei gestellten Mahlzeiten
Ein wichtiger Punkt: Stellt der Arbeitgeber oder das Hotel eine Mahlzeit – etwa ein Frühstück im Übernachtungspreis –, wird die Verpflegungspauschale entsprechend gekürzt. Für ein Frühstück gibt es einen festen prozentualen Abschlag, für Mittag- und Abendessen jeweils einen größeren. Das verhindert eine doppelte Begünstigung.
Erstattung oder Steuererklärung
Erstattet der Arbeitgeber die Reisekosten steuerfrei bis zu den zulässigen Pauschalen, ist die Sache für dich erledigt. Zahlt er weniger oder gar nichts, kannst du die Differenz in der Steuererklärung als Werbungskosten ansetzen. Saubere Aufzeichnungen über Reisezweck, Dauer und Ziele sind in beiden Fällen wichtig.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Kilometergeld und Pendlerpauschale? Beim Kilometergeld für Dienstreisen zählt die tatsächlich gefahrene Strecke (Hin- und Rückweg). Die Pendlerpauschale für den täglichen Arbeitsweg berücksichtigt dagegen nur die einfache Entfernung.
Brauche ich für den Verpflegungsmehraufwand Belege? Nein. Die Verpflegungspauschalen sind feste Beträge nach Abwesenheitsdauer und kommen ohne Einzelbelege aus. Belege brauchst du eher für Fahrt- und Übernachtungskosten.
Warum wird meine Verpflegungspauschale gekürzt? Wenn dir eine Mahlzeit gestellt wird, etwa ein Frühstück im Hotelpreis, mindert sich die Pauschale um einen festen Anteil. So wird verhindert, dass bereits bezahlte Mahlzeiten doppelt erstattet werden.