Eine Dienstreise verursacht Kosten, die dir dein Arbeitgeber oder das Finanzamt erstattet – aber nur, wenn die Abrechnung sauber und vollständig ist. Diese Anleitung führt dich durch alle Posten einer Reisekostenabrechnung, von der Fahrt bis zum Beleg. Du brauchst dafür deine Reisedaten, Quittungen und das Abrechnungsformular deines Arbeitgebers. Die Anleitung ersetzt keine Steuerberatung.
Schritt 1: Reisedaten und Anlass festhalten
Notiere Datum, Uhrzeit von Abfahrt und Rückkehr, Ziel und beruflichen Anlass der Reise. Diese Angaben sind die Grundlage jeder Abrechnung und entscheiden zum Beispiel über die Höhe der Verpflegungspauschale. Halte sie möglichst genau und zeitnah fest.
Schritt 2: Fahrtkosten erfassen
Erfasse, wie du gereist bist. Bei Bahn oder Flug zählen die tatsächlichen Kosten laut Ticket. Beim eigenen Auto wird oft ein Kilometersatz angesetzt. Der Reisekosten-Kilometergeld-Rechner ermittelt den Betrag aus deiner gefahrenen Strecke.
Schritt 3: Verpflegungspauschale ermitteln
Für den Mehraufwand beim Essen gibt es Verpflegungspauschalen, deren Höhe von der Abwesenheitsdauer und mehrtägigen Reisen abhängt. Vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeiten werden meist gekürzt. Den passenden Betrag findest du mit dem Verpflegungsmehraufwand-Rechner.
Schritt 4: Übernachtungskosten belegen
Bei mehrtägigen Reisen rechnest du Hotelkosten über die Rechnung ab. Achte darauf, dass das Frühstück gesondert ausgewiesen ist, da es die Verpflegungspauschale beeinflussen kann. Ohne ordentlichen Beleg wird die Übernachtung oft nicht erstattet.
Schritt 5: Nebenkosten und Belege sammeln
Parkgebühren, Maut, ÖPNV-Tickets am Zielort oder berufliche Telefonkosten sind häufig erstattungsfähig. Sammle alle Quittungen sofort, denn fehlende Belege bedeuten meist keinen Ersatz. Ordne sie nach Datum, das spart später Zeit.
Schritt 6: Abrechnung erstellen und einreichen
Trage alle Posten ins Formular ein, hefte die Belege an und reiche die Abrechnung innerhalb der internen Frist ein. Prüfe die Summen vorher auf Vollständigkeit. Eine ordentliche Abrechnung wird schneller bearbeitet und seltener zurückgewiesen.
Tipps
- Erfasse Uhrzeiten genau – sie entscheiden über die Verpflegungspauschale.
- Bewahre Belege digital als Foto auf, falls das Original verloren geht.
- Kenne die Einreichfristen deines Arbeitgebers, sonst verfällt der Anspruch.
Häufige Fragen
Was kann ich ohne Belege abrechnen? Pauschalen wie der Verpflegungsmehraufwand kommen oft ohne Einzelbelege aus, tatsächliche Kosten wie Hotel oder Bahn brauchen dagegen Quittungen. Details regelt dein Arbeitgeber bzw. das Steuerrecht.
Kann ich Reisekosten in der Steuererklärung absetzen? Nicht erstattete beruflich veranlasste Reisekosten lassen sich oft als Werbungskosten ansetzen. Die genauen Voraussetzungen klärst du mit einer Steuerberatung.